La plupart du temps, quand je commence mes interventions, je débute par un état des lieux des difficultés rencontrées par mes interlocuteurs. Ce que je constate souvent, c'est que les problèmes soulevés concernent rarement des aspects techniques ou des compétences liées au cœur de leur activité. Au contraire, les difficultés récurrentes touchent souvent des aspects transversaux, qui peuvent s'avérer déterminants dans la réussite ou l'échec d'un projet. C'est sur cette base que je me prononce aujourd'hui dans cet article.
1. Une définition floue et instable des objectifs
L'une des premières difficultés en gestion de projet est l'absence d'une vision claire et stable des objectifs. Très souvent, le sentiment d'urgence pousse les équipes à vouloir démarrer rapidement le projet, sans prendre le temps nécessaire pour bien le définir et le cadrer. En conséquence, les objectifs restent flous et non stabilisés, ce qui se traduit par des divergences d'interprétation, une perte de temps précieuse et des efforts dispersés.
Ce manque de clarté initial se paye tout au long de l'avancement du projet : les tâches sont régulièrement remises en cause, les priorités changent constamment, et les équipes ressentent un climat de remise en question permanente. Les changements de direction fréquents, mal préparés ou mal communiqués, sont souvent mal vécus par les équipes et engendrent une forte démotivation.
Comment surmonter cette difficulté ?
Progresser sur deux terrains : d'abord la clarification, ensuite la validation.
La clarification permet de bien définir et cadrer le projet en identifiant les besoins, les objectifs et les contraintes, tout en s'assurant que toutes les parties prenantes partagent la même compréhension.
✨ Bonne pratique : Une des façons efficaces de bien définir un projet est d'expliciter ce qu'il n'est pas. En précisant les exclusions et les limites du projet (“Nous ne faisons pas X, mais nous faisons Y”), on évite les malentendus et les interprétations erronées. Il est souvent plus facile d'exclure que d'inclure, ce qui permet d'apporter une clarté précieuse dès le départ.
La validation assure la stabilité des décisions prises. Il est crucial de faire valider par les parties prenantes l'ensemble des paramètres initiaux du projet afin de s'assurer qu'ils ne seront pas remis en cause ultérieurement et qu'ils correspondent véritablement aux besoins à satisfaire.
✨ Bonne pratique : Une des meilleures façons d'obtenir une validation efficace est d'être parfaitement explicite sur les livrables à produire. En rendant tangible la réalisation du projet, on évite les incompréhensions et on s'assure que toutes les parties prenantes sont alignées sur les attentes.
2. Une gestion des ressources sous-optimale
Un autre frein majeur à la bonne exécution d'un projet est la disponibilité des ressources. La gestion des ressources est souvent un angle mort de la planification. Trop souvent, les plannings sont élaborés sans être corrélés à un plan de charge, ce qui signifie que l'on gère les délais sans s'assurer que les moyens seront disponibles pour réaliser les tâches prévues.
Ce manque de synchronisation provoque des retards difficiles à anticiper, car la gestion des ressources n'a pas été prise en compte dès le départ. En réalité, l'indisponibilité des ressources est rarement un imprévu ; il s'agit plutôt d'une lacune en matière de planification. Une anticipation insuffisante peut gravement affecter le bon déroulement du projet, car on ne sait pas seulement de quelles ressources on aura besoin, mais aussi à quel moment précis ces ressources doivent être disponibles.
Comment surmonter cette difficulté ?
Pour éviter ces difficultés, il est crucial de développer une planification intégrée des charges et des délais, mise à jour régulièrement. Il est préférable d'avoir une approche globale et adaptative plutôt qu'un planning hyper détaillé, mais fragmentaire et temporaire. De plus, lorsque les ressources sont mutualisées au sein d'un portefeuille de projets, il est essentiel de bien connaître ses priorités pour pouvoir négocier leur disponibilité lorsque c'est nécessaire.
✨ Bonne pratique : Il ne faut pas hésiter à prendre en compte l'utilisation des ressources génériques en déposant des provisions de charges, même si l'on n'a pas encore désigné une personne spécifique pour réaliser le travail. Cela permet de construire une estimation globale des besoins sur le long terme, indépendamment de notre capacité à affecter nominativement le travail à un collaborateur dont la disponibilité reste incertaine.
3. Des délais trop contraints
Les délais serrés sont souvent une cause majeure de stress, d'erreurs et de compromis sur la qualité du travail. Travailler dans l'urgence peut mener à des dérives importantes et compromettre l'atteinte des objectifs initiaux. Malheureusement, on privilégie trop souvent l'action rapide à une planification rigoureuse. En conséquence, on ne sait pas où se trouvent réellement nos marges de manœuvre, et tout semble urgent et important sans pouvoir hiérarchiser les priorités. Ce manque de planification entretient un flou qui plonge les équipes dans un sentiment d'urgence permanent, les conduisant à subir les contraintes plutôt qu'à prendre des décisions de manière sereine et maîtrisée.
Trop souvent, en pratique, la planification est réalisée en mode rétro-planning, en assumant que la date d'échéance fixée doit être tenue à tout prix. Cela conduit à l'élaboration de plannings conçus pour respecter l'échéance, sans garantir la faisabilité réelle du projet.
Il ne faut pas oublier qu'un planning prévisionnel ne reflète pas forcément ce qui va arriver sur le terrain. Même si un planning tient l'échéance en théorie, l'important est de s'assurer qu'elle puisse être tenue en réalité. Une approche pragmatique doit donc prendre en compte les incertitudes et ajuster le planning en fonction des conditions réelles du projet.
Comment surmonter cette difficulté ?
Dans cette logique, il est préférable de privilégier un planning réaliste qui maximise les chances d'aboutir, même s'il est plus long, plutôt qu'un planning trop optimiste et déconnecté des contraintes réelles. Un planning illusoire peut donner une satisfaction temporaire sur le papier en affichant une tenue des délais, mais il risque d'engendrer des retards et des ajustements constants une fois confronté à la réalité du terrain.
Réaliser un planning réaliste et flexible, prévoyant des marges de manœuvre pour absorber les imprévus.
Séquencer le projet en phases progressives pour mieux maîtriser les échéances.
Piloter régulièrement l'avancement du projet et ajuster les priorités si nécessaire.
✨ Bonne pratique : Pour garantir un planning réaliste, il est essentiel de ne pas confondre le souhaitable et le faisable. Les échéances doivent refléter des engagements réalistes, et le planning doit montrer ce qui est concrètement possible. C'est en confrontant ces deux visions que l'on obtient une planification réaliste : soit elle est faisable et rassurante, soit elle ne l'est pas, auquel cas il est nécessaire de négocier des ajustements ou de revoir le planning jusqu'à ce que l'échéance puisse être tenue.
4. Un manque de visibilité et de coordination
Lorsque les projets sont gérés en silos, la communication entre les équipes devient un frein majeur. Il est alors difficile d'assurer un bon alignement des parties prenantes et une répartition équilibrée des tâches. Malheureusement, si chacun travaille dans son coin, il n'a pas la visibilité de ce qui se passe à côté. Cela peut rendre la réalisation globale inefficace, avec parfois la nécessité de refaire ou de compléter certaines actions. De plus, cette absence de coordination empêche de détecter à l'avance des problèmes susceptibles de menacer la bonne conduite du projet.
Comment surmonter cette difficulté ?
Quel que soit l'outil utilisé, il est important de privilégier des plateformes collaboratives où l'information peut être partagée sans pour autant devenir un chaos incontrôlable. Une surcharge d'informations est aussi nuisible qu'un manque d'informations.
✨ Bonne pratique : Il est essentiel de trouver le bon équilibre en partageant uniquement les informations pertinentes, en les structurant efficacement et en assurant leur vérification régulière. Une bonne coordination ne se limite pas à la planification, elle implique aussi une clarté des rôles, la disponibilité des ressources et un suivi rigoureux du reste à faire. Des bilans réguliers avec l'équipe permettent à chacun de partager sa vision et de mieux comprendre les interdépendances des tâches définies.
5. Des défis universels et des solutions applicables à tous les secteurs
Ces difficultés ne sont pas propres à un secteur en particulier. Que ce soit dans la tech, la construction, la santé ou les services, les obstacles rencontrés en gestion de projet sont universels. Une approche structurée permet de transformer ces défis en opportunités de réussite.
Conclusion : Vers une gestion de projet optimisée
Pour garantir l'efficacité et la réussite de vos projets, il est essentiel de porter une attention particulière aux domaines suivants :
Clarification et cadrage des projets : Assurer une définition précise des objectifs, des attentes et des contraintes.
Planification rigoureuse : Mettre en place des outils et méthodes permettant une anticipation efficace des échéances et des ressources nécessaires.
Pilotage et ajustements continus : Suivre régulièrement l'avancement du projet et adapter la stratégie en fonction des réalités du terrain.
Coordination et communication fluide : Assurer un partage d'information clair et efficace entre toutes les parties prenantes.
Nous savons que chaque contexte est unique et que ces principes doivent être adaptés à vos enjeux. C'est pourquoi nous vous proposons un accompagnement sur mesure pour structurer votre organisation, optimiser vos processus et intégrer les outils nécessaires à une gestion efficace. N'hésitez pas à nous contacter pour en discuter !
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