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Comment sait-on si on est concerné par la démarche projet, même sans projet formel ?

Photo du rédacteur: Xavier HOVASSEXavier HOVASSE

Lorsqu’on interroge de nombreuses entreprises sur leurs activités, la plupart répondent qu'elles n'ont finalement que peu de projets, au sens strict du terme. Un projet est souvent perçu comme quelque chose de formel, avec un début, une fin, un objectif spécifique, et un plan d'action défini. Pourtant, lorsque l’on regarde de plus près, ces entreprises gèrent des activités nombreuses et variées, qu’elles soient récurrentes ou non, et qui nécessitent tout de même une certaine organisation. Alors, comment savoir si vous êtes concerné par la démarche projet, même si vous n'avez pas de "projet" au sens classique ?


Qu'est-ce qu'un projet au sens strict ?


Traditionnellement, un projet se définit comme une entreprise temporaire ayant un début et une fin, avec pour objectif de produire un résultat unique. On y trouve des étapes claires, une équipe dédiée, un plan d'action et souvent un objectif mesurable à atteindre. Cependant, dans la réalité quotidienne des entreprises, les activités ne se limitent pas à des projets formels. Elles incluent aussi des tâches récurrentes, des actions qui se répètent, ou des processus opérationnels réguliers. Bien que ces dernières ne soient pas des projets au sens strict, elles peuvent tout de même bénéficier d’une approche similaire.


Pourquoi adopter une démarche projet même sans projet formel ?


La démarche projet, bien qu’elle soit souvent associée à des projets complexes, peut apporter des bénéfices concrets à n’importe quelle activité, même les plus routinières. L’un des principaux avantages de cette approche est qu’elle permet d'anticiper le plan de charge des ressources. En d'autres termes, elle aide à prévoir qui fait quoi et à quel moment, afin d’assurer que tout le monde dispose du temps et des moyens nécessaires pour accomplir ses tâches.

Même pour des activités qui ne sont pas des projets en tant que tels, utiliser une démarche projet permet de fiabiliser l'action. Vous pouvez ainsi mieux communiquer entre les membres de l'équipe, gérer les ressources disponibles et, surtout, vous assurer que tout est bien coordonné pour éviter des goulots d'étranglement ou des retards inattendus.


Quand la planification devient-elle indispensable ?


La planification prend toute son importance lorsqu'il y a un enchaînement complexe d'activités à gérer dans un laps de temps défini. C’est typiquement le cas des projets où plusieurs tâches interdépendantes doivent être réalisées dans un ordre précis. Cependant, même dans des activités moins complexes, la démarche projet reste pertinente pour structurer les actions, clarifier les priorités et limiter les imprévus.


Fiabiliser le plan de charge pour l’ensemble des activités


Un aspect souvent sous-estimé est la valeur d’adopter une démarche projet même pour des activités récurrentes. Lorsqu’une entreprise jongle à la fois avec des projets formels et des tâches récurrentes, il devient essentiel d'avoir une vue d'ensemble fiable sur le plan de charge. En adoptant une approche projet pour l’ensemble des activités, on peut s’assurer que les ressources sont correctement allouées. Cela permet non seulement de mieux gérer les tâches récurrentes, mais aussi de fiabiliser la réalisation des projets, qui ont souvent des enjeux plus importants.

En réalité, une bonne visibilité sur les activités récurrentes permet d'éviter de surcharger les équipes. Cela garantit que les ressources nécessaires pour les projets stratégiques ne seront pas absorbées par des tâches quotidiennes mal anticipées.


Adapter la démarche projet pour des activités non complexes


Il est aussi essentiel de rappeler que, lorsque l’on choisit d’adopter la démarche projet pour des activités qui ne sont pas formellement des projets, il faut veiller à adapter le dispositif. Inutile d'ajouter des couches de complexité là où elles ne sont pas nécessaires. Une démarche projet complète avec toutes ses étapes formelles serait certes justifiée pour des projets complexes, mais elle serait bien trop lourde et superflue pour des tâches récurrentes simples. L’idée est de garder un cadre méthodologique léger qui permette tout de même de fiabiliser les actions et de gérer les ressources sans les contraintes d’une gestion de projet classique.


Conclusion : Fiabiliser l’action avec la démarche projet


En définitive, la démarche projet n’est pas seulement utile pour les projets complexes et formels. En l'élargissant aux activités récurrentes et plus simples, elle permet de mieux gérer les ressources, d'améliorer la communication au sein des équipes, et de garantir que les actions, qu'elles soient répétitives ou stratégiques, sont réalisées de manière fiable et efficace. Que vous choisissiez d'appliquer cette démarche à vos projets formels ou à vos tâches quotidiennes, elle peut vous offrir une meilleure visibilité et vous aider à atteindre vos objectifs plus sereinement.

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